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Recursos

Plantilla de carga de productos

Descarga la plantilla oficial y sigue esta guía para cargar todos tus productos en SmartOrder correctamente — desde insumos simples hasta recetas multi-nivel.

Descarga la plantilla

Planilla_de_productos_Smart_Order.xlsx

Microsoft Excel · Plantilla oficial SmartOrder

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Cómo funciona la plantilla

Esta planilla sirve para cargar productos y recetas de una sola vez. La información se transforma automáticamente en datos para la base de datos. No necesitas saber de bases de datos ni de SQL: solo llena las celdas como una lista de Excel.

Hay solo dos hojas para cargar productos. Cada producto va en una sola hoja, según si tiene receta o no:

01
Productos SIN Receta Completar
Insumos y productos que compras o vendes tal cual
02
Productos CON Receta Completar
Productos fabricados a partir de otros
03
Catálogos Solo si agregas opciones
Agrega unidades de medida o tipos de código nuevos
04
Instrucciones No tocar
Referencia interna del archivo
Importante: No cambies el nombre de las hojas ni el orden de las columnas — la carga a la base de datos depende de que estén exactamente así.
Recomendación: Empieza por los productos SIN receta. Una vez ingresados, los verás disponibles en los menús desplegables de la hoja CON Receta.
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Productos sin receta

Usa esta hoja para todo producto que se vende o se compra tal cual, sin fabricarse a partir de otros productos: una bebida, una botella de vino, un insumo que compras ya listo.

Las celdas en amarillo claro dentro del Excel (NOMBRE y CODIGO EXTERNO) son las obligatorias — el resto es opcional.

  1. 1

    Abre la hoja "Productos SIN Receta"

    En la parte inferior del Excel verás varias pestañas. Haz clic en "Productos SIN Receta".

  2. 2

    Completa a partir de la fila 3

    Las filas 1 y 2 son encabezados — no las modifiques. Cada fila a partir de la 3 es un producto.

  3. 3

    Completa los campos

    Campo Ejemplo Notas
    NOMBRE Botella Pisco Alto del Carmen Puede repetirse (no recomendado)
    CODIGO EXTERNO VT-BAR-ALTCA Único en toda la plantilla. Inventa uno si no tienes.
    UNIDAD DE MEDIDA unidad (o botella) Desplegable. Agrega nuevas en la hoja Catálogos.
    COSTO ESTIMADO 8500 Solo número, sin símbolos. Puede quedar vacío.
    DESCRIPCION 70 cl, alcohol 42° Texto libre, opcional.
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    Agrega códigos universales si aplica Opcional

    En Tipo Codigo 1 elige el estándar desde el desplegable (ej.: "GTIN/EAN-13"). En Codigo 1 escribe el valor. Puedes agregar hasta 3 códigos distintos por producto.

Ejemplo completo — Botella de vino

NOMBRE CODIGO EXTERNO UNIDAD DE MEDIDA COSTO ESTIMADO DESCRIPCION Tipo Codigo 1 Codigo 1
Vino Latitud Sur Cabernet VT-WIN-LATCS botella 6500 750 ml, tinto GTIN/EAN-13 7801108203047
Importante: El CODIGO EXTERNO debe ser único. No puede haber dos productos con el mismo código, ni entre hojas. Usa un patrón consistente, ej.: PREFIJO-CATEGORIA-CODIGO.
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Productos con receta

Usa esta hoja solo para productos que fabricas usando otros como ingredientes: una pizza hecha con masa, queso y salsa; o una bolsa de carne armada con varios cortes. Todo producto en esta hoja usa receta automáticamente — no hace falta marcar ninguna opción "Usa Receta".

Antes de empezar: En el campo Ingrediente solo aparecen productos que ya existan en alguna de las dos hojas. El nombre debe coincidir exactamente — mayúsculas, espacios y tildes incluidos.
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    Abre la hoja "Productos CON Receta"

  2. 2

    Completa los datos del producto

    Igual que en SIN Receta: nombre, código externo, unidad de medida, costo, descripción y códigos si aplica.

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    Completa los ingredientes y sus cantidades

    Usa los pares de columnas Ingrediente 1 / Cantidad 1, Ingrediente 2 / Cantidad 2, etc.

    Campo Ejemplo Notas
    Ingrediente 1 Masa de pizza Desplegable. Debe coincidir exactamente con el nombre registrado.
    Cantidad 1 0.3 Número con punto decimal. Cuánto de ese ingrediente lleva 1 unidad.
    La cantidad es "por unidad del producto final": si tu pizza lleva 0.3 kg de masa, cada pizza que se produzca descontará 0.3 kg de masa del inventario.
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    Agrega todos los ingredientes que necesites

    La plantilla soporta hasta 10 ingredientes por fila. Si necesitas más, copia el patrón de columnas.

Ejemplo completo — Pizza Margarita

NOMBRE CODIGO EXTERNO UND. COSTO Ingrediente 1 Cantidad 1 Ingrediente 2 Cantidad 2 Ingrediente 3 Cantidad 3
Pizza Margarita VT-PIZ-MAR unidad 7500 Masa de pizza 0.3 Queso mozzarella 0.15 Salsa de tomate 0.1

Recetas de múltiples niveles

Un ingrediente puede ser, a su vez, un producto CON receta:

  • Nivel 1: "Bolsa de Vacuno" = Caja Lomo + Posta Negra + Asiento
  • Nivel 2: "Brasero 4P" = Bolsa de Vacuno + Bolsa de Cerdo + Bolsa de Chorizo + Bolsa de Prieta

Cuando se vende un "Brasero 4P", SmartOrder lo descompone automáticamente en cascada hasta descontar cada insumo del inventario.

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Códigos universales

Sección Opcional disponible en ambas hojas. Sirve para guardar los códigos universales del producto: estándares internacionales que lo identifican de manera única en cualquier parte del mundo.

Tipos disponibles

El desplegable de Tipo Codigo incluye los estándares reconocidos internacionalmente:

  • GTIN/EAN-13 — código de barras estándar de producto
  • GTIN/EAN-8 — versión corta, para envases pequeños
  • GTIN/UPC-A — estándar norteamericano
  • GTIN-14 — para cajas o unidades logísticas
  • PLU — código de producto a granel (frutas, verduras)
  • SSCC — identificador de unidad logística/pallet
  • ISBN — libros y publicaciones
  • GS1-128 — código de barras con datos variables (lote, fecha)
  • GIAI — identificador de activo individual

Cómo usarla

Tienes 3 pares de columnas por producto:

  • Tipo Codigo 1 + Codigo 1
  • Tipo Codigo 2 + Codigo 2
  • Tipo Codigo 3 + Codigo 3
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    Haz clic en el desplegable de "Tipo Codigo 1"

    Verás las opciones: GTIN/EAN-13, GTIN/EAN-8, GTIN/UPC-A, GTIN-14, PLU, SSCC, ISBN, GS1-128, GIAI.

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    Elige el estándar que corresponda

  3. 3

    Escribe el valor en "Codigo 1"

    Por ejemplo, si elegiste "GTIN/EAN-13", escribe el número de 13 dígitos.

Ejemplo

Tipo Codigo 1 Codigo 1 Tipo Codigo 2 Codigo 2
GTIN/EAN-13 7801108203047 PLU 4011

Si necesitas más de 3 códigos por producto, agrega columnas copiando el patrón (Tipo Codigo 4, Codigo 4…) o escríbenos.

Agregar tipos de código o unidades nuevas

La hoja Catálogos define las listas desplegables de las otras hojas: unidades de medida y tipos de código (columna CODIGOS UNIVERSALES). Si necesitas una opción que no está en la lista, escríbela en una fila nueva de esa hoja — el menú desplegable se actualiza solo.

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Ejemplos prácticos

Ejemplo A — Bodega de bebidas

Paso 1: productos simples en "Productos SIN Receta"

NOMBRE CODIGO EXTERNO UNIDAD DE MEDIDA COSTO ESTIMADO
Botella Pisco Alto del Carmen BE-PIS-ALTCA botella 8 500
Vino Latitud Sur Cabernet BE-VIN-LATCS botella 6 500
Cerveza Kunstmann Lager BE-CER-KUNL botella 2 500

Paso 2: promociones en "Productos CON Receta"

NOMBRE CODIGO EXTERNO UND. Ingrediente 1 Cantidad 1 Ingrediente 2 Cantidad 2
Promo Happy Hour (Pisco+Vino) PROMO-HH-001 combo Botella Pisco Alto del Carmen 0.5 Vino Latitud Sur Cabernet 0.5

Ejemplo B — Restaurante

Paso 1: ingredientes en "Productos SIN Receta"

NOMBRE CODIGO EXTERNO UNIDAD DE MEDIDA COSTO ESTIMADO
Masa de pizza ING-MASA-PIZ kg 3 000
Queso mozzarella ING-QUESO-MOZ kg 12 000
Salsa de tomate ING-SALSA-TOM litro 2 500

Paso 2: platillos en "Productos CON Receta"

NOMBRE CODIGO EXTERNO UND. Ing. 1 Cant. 1 Ing. 2 Cant. 2 Ing. 3 Cant. 3
Pizza Margarita Mediana PLAT-PIZ-MARM unidad Masa de pizza 0.3 Queso mozzarella 0.15 Salsa de tomate 0.1
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Errores comunes

Código Externo repetido

Síntoma: Error de duplicado al intentar cargar los datos.

Solución: Revisa todas las filas y asegúrate que cada Código Externo sea único en ambas hojas. Usa un patrón consistente, ej.: PREFIJO-CATEGORIA-ID.

Ingrediente que no existe

Síntoma: Error indicando que el ingrediente no es válido.

Solución: Verifica que el nombre del ingrediente sea exactamente igual — mayúsculas, espacios y tildes — al nombre registrado en cualquiera de las dos hojas de productos.

Código Externo vacío

Síntoma: Validación que exige un valor.

Solución: Siempre rellena el Código Externo. Si no tienes uno, inventa un patrón propio, ej.: PROD-0001, PROD-0002.

Cantidad en blanco o con texto

Síntoma: Errores de cálculo o validación en recetas.

Solución: Usa números con punto decimal (0.3, no 0,3). Si un ingrediente no aplica, deja esa columna en blanco.

Datos en filas de encabezado

Síntoma: Los datos no aparecen o se mezclan con los encabezados.

Solución: Siempre empieza en la fila 3. Las filas 1 y 2 son encabezados y están reservadas.

Hojas o columnas renombradas

Síntoma: La carga falla o los datos no se reconocen.

Solución: No cambies el nombre de las hojas ni el orden de las columnas. La carga a la base de datos depende de que estén exactamente como vienen en la plantilla.

Checklist antes de enviar

  • Todos los nombres completos
  • Todos los Códigos Externos completos y únicos (entre ambas hojas)
  • En CON Receta, todos los ingredientes existen en alguna hoja
  • Las cantidades son números con punto decimal (ej: 0.3, no 0,3)
  • No hay datos en las filas 1 y 2 (son encabezados)
  • Los nombres de ingredientes coinciden exactamente (tildes, espacios, mayúsculas)
  • No se renombraron hojas ni se reordenaron columnas
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